วันอังคารที่ 8 มกราคม พ.ศ. 2556

เลขาบริหาร


         เลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญต่อหน่วยงาน ว่ากันว่าความก้าวหน้าและความสำเร็จของหน่วยงาน ส่วนหนึ่งก็ขึ้นอยู่กับเลขานุการ
           เลขานุการ คือ ผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหาร ช่วยอำนวยความสะดวก และช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงและรวดเร็วยิ่งขึ้น  เลขานุการต้องรู้และเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างที่เจ้านายรู้และเข้าใจ ต้องสามารถพลิกแพลงผกผันจัดการงานให้เดินราบรื่นคล้องจองไปกับความต้องการ และความจำเป็นของงานและตัวเจ้านาย ต้องประสานงาน(ไม่ใช่ประสานงา นะคะ แต่บางครั้งการประสานงาน ก็มีเรื่องฮา ๆ เหมือนกันนะ )กับคนทั้งภายในและภายนอกองค์กร
            การจะเป็นเลขานุการที่ดีได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยการเรียนรู้ การพัฒนาความรู้ความสามารถให้มีคุณภาพ
 ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ 
                คำว่า  “เลขานุการ  เป็นคำสนธิ  มาจากคำว่า  เลขา  สนธิกับ  อนุการ  ดังนั้น  “เลขา + อนุการรวมเป็นเลขานุการ
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525   “เลขา”   การเขียนส่วนคำว่า  อนุการ”   แปลว่าการทำตาม  การเอาอย่าง   รวมกันแล้วคำว่า  “เลขานุการ มีผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง
จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ได้ดังนี้   “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร  เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน 
ผิดชอบในงานที่ทำอยู่   โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ   ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”       

                คำว่า  เลขานุการ  ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ  “SECRETARY”  ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”
แปลว่า  “ลับ”  หรือ  SECRET   ดังนั้น  “SECRETARY”  จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ   ดังนั้น  ผู้ที่ทำงาน
เลขานุการ  คือ  ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย
                คำว่า  SECRETARY  เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว  มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้
                1.  S  =  SENSE  คือ  ความมีสามัญสำนึก  รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมี
อย่างเด็ดขาด  ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด
                 2   E  =  EFFICIENCY   คือ  ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย
                3.  C  =  COURAGE   คือ  ความมุมานะ   ความกล้า   และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น  แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย
                4   R  =  RESPONSIBILITY  คือ  ความรับผิดชอบในการทำงาน  กล่าวคือ  ต้องเป็นผู้ที่   และต้องรับผิดชอบด้วย    
                5   E  =  ENERGY   คือ   การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน  โดยธรรมดาของการ
อาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง   แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น  ผ่อนยาวในการทำงาน  รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม
                6  T  =  TECHNIQUE    คือ   การมีเทคนิคในการทำงาน  รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม   ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล   แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น   ดังนั้น  เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้
                7  A  =  ACTIVE   คือ  ความว่องไว  ไม่เฉื่อยชา   การตื่นตัว   เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ  แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม
                8  R  =  RICH  คือ  ความเป็นผู้มีศีลธรรม  มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ  มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด  หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่
                9.  Y  =  YOUTH   คือ  อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว  เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

                หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป    สรุปได้ดังนี้
        1.  ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
        2.  จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
        3.  เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ  ตลอดจนรู้และสามารถ อัดสำเนาเอกสารได้
       4.  รวบรวมเอกสารข้อมูล  เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์  พิมพ์ร่างเอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
      5.  โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
      6.  ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
     7.  ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
     8.  จัดทำบันทึก  รายงาน  ร่างเอกสารต่าง ๆ  ทำสถิติ  แผนงาน  แผนภาพ  ตลอดจน  
           สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
      9.  เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
      10.  เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ  ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
      11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
      12.  จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ  ที่จำเป็น
      13.  จัดการชำระค่าเช่า  ค่าประกันภัย  และค่าภาษีต่าง ๆ
      14.  จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน  ติดต่อธนาคาร  บริษัทประกันภัย  จ่ายเงินเดือนพนักงาน
      15.  ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน  โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน  และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
      16.  เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
      17.  ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน  และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
      18.  จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง  อุปกรณ์สำนักงาน  ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
      19.  งานด้านคอมพิวเตอร์  ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
             สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย
บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในส่วนที่สำนักงานเลขานุการกรมรับผิดชอบ
                ตามกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมส่งเสริมการเกษตร  พ.ศ.  2545  ได้กำหนดให้สำนักงานเลขานุการกรม   มีอำนาจหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการและงานเลขานุการของกรม  โดยมีฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบควบคุมดูแลงานเลขานุการของนักบริหาร  และเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบปฏิบัติงานในฐานะเลขานุการผู้บริหาร  คือ  เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

                บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  ตามโครงสร้างอัตรากำลังของกรมส่งเสริมการเกษตรกำหนดใช้  ดังนี้

                 เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษา  วิเคราะห์   เพื่อจัดวางระบบประสานระหว่างราชการบริหารส่วนกลางกับสำนักส่งเสริและพัฒนาการเกษตรเขต   และหน่วยงานของกรมส่งเสริมการเกษตรในส่วนภูมิภาค  การกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนการจัดสรร  บริหารจัดการด้านงบดำเนินงานและโครงสร้างทางกายภาพของสำนักส่งเสริมและพัฒนาการเกษตรเขต   สำนักงานเกษตรจังหวัด  และสำนักงานเกษตรอำเภอ   ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการ  ตลอดจนปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารของกรมส่งเสริมการเกษตร  และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

                ดังนั้น  จะเห็นได้ว่ากรมส่งเสริมการเกษตรได้ให้ความสำคัญต่องานเลขานุการผู้บริหาร   จึงได้กำหนดให้เป็นงานหนึ่งในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  ฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการ  โดยอัตรากำลังที่กำหนดไว้เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  1  คน   ต่อผู้บริหารกรมฯ  1  คนซึ่งอัตรากำลังที่กำหนดไว้นี้   ในความเป็นจริงการปฏิบัติงานให้เป็นไปบทบาทหน้าที่เลขานุการที่ดี  เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย  เพราะลักษณะงานในหน้าที่ความรับผิดชอบเกินกว่าอัตรากำลังเจ้าหน้าที่เพียง 1  คนจะแบกรับภาระ    ดังนั้น ในทางปฏิบัติผู้บริหารจะมีการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ตำแหน่งอื่น ๆ   มาช่วยปฏิบัติงานเป็นทีมเลขานุการผู้บริหารโดยตลอด    ซึ่งลักษณะการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่มาช่วยปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารนี้  บางครั้งสำนักงานเลขานุการไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาได้  ฉะนั้น องค์ความรู้เรื่อง  การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร : บุคลิกภาพและการมีมนุษย์สัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร ที่สำนักงานเลขานุการได้จัดทำขึ้นนี้  จะนำไปเป็นเครื่องมือในการผลักดันพัฒนาบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารในส่วนที่เป็นอัตรากำลัง  สังกัดสำนักงานเลขานุการกรมโดยตรงต่อไป  แต่สำหรับเจ้าหน้าที่   ซึ่งเป็นอัตรากำลังในส่วนที่ขอยืมจากหน่วยงานอื่นนั้น   ทางผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยคงจะต้องช่วยผลักดันให้เจ้าหน้าที่เหล่านี้นำองค์ความรู้ที่ได้จัดทำขึ้นนี้ไปปฏิบัติต่อไปด้วย